공식적인 커뮤니케이션을 위해 이메일 클라이언트를 사용하는 것은 대부분의 회사에서 표준 관행입니다. 조직에서 사용하는 가장 널리 사용되는 이메일 클라이언트 중 하나는 Microsoft Outlook입니다. Outlook은 최고의 이메일 및 개인 정보 관리 소프트웨어 중 하나입니다. Outlook을 사용하면 고유한 장점이 있습니다. 간단하고 우아한 사용자 인터페이스를 갖추고 있으며 이메일, 일정 및 기타 작업을 관리하는 데 도움이 됩니다.
Outlook을 최대한 활용할 수 있는 방법에 대해 이야기해 보겠습니다.
- 키보드 단축키
작업 속도를 높이므로 Outlook을 정기적으로 사용할 때 단축키를 알아두면 항상 유용합니다. 여기에는 일반적이고 가장 유용한 단축키가 나열되어 있습니다.
단축키 출력 Ctrl+R 이메일에 회신 Alt+R 이메일의 전체 회신 또는 작업으로 전환 주 달력 보기 Alt+W 이메일 전달 또는 주별 달력 보기로 전환 Ctrl+Shift+K 새 작업 Ctrl + 2 달력으로 이동 Alt+S 이메일 보내기 Ctrl+Shift+M 새 메시지 Escape 또는 Enter 닫기 Ctrl+M F9 모두 보내기/받기 Ctrl+G "날짜로 이동" 대화 상자를 열어 달력의 특정 날짜로 이동 Ctrl + E 메시지 또는 항목 찾기 Ctrl+Alt+A 모든 메일 항목, 모든 일정 항목을 포함하도록 검색 확장 , 또는 모든 연락처 항목(현재 모듈에 따라 다름) Ctrl+Shift+A 약속 만들기 Ctrl+Shift+C 연락처 만들기다음은 Outlook을 사용하는 동안 명심해야 할 단축키입니다. 메일, 캘린더 및 기타 옵션 사이를 전환하려는 경우 –
메일 Ctrt+1 캘린더 Ctrt+2 연락처 Ctrt+3 작업 Ctrt+4 메모 Ctrt+5- A에 메시지 플래그 지정 –
메시지 한두 개를 선택한 다음 삽입 키를 눌러 플래그를 켜거나 완료로 표시하세요.
- 반복적인 입력을 피하세요 –
하루 종일 이메일을 주고받으며, 이를 방지하려면 여러 이메일에 동일한 내용을 입력해야 합니다. 시간을 절약하려면 콘텐츠를 빠른 파트에 저장할 수 있습니다. 추가하려면 작성기 창에서 텍스트를 강조 표시한 다음 삽입 탭으로 전환하고 빠른 파트 드롭다운을 클릭한 다음 "선택 항목을 빠른 파트 갤러리에 저장"을 선택하세요. 이제 언급된 문구를 입력할 때마다 제안 알림이 표시되며, Enter 키를 눌러 문구를 삽입하세요.
- 이메일을 파일로 저장-
- 빠른 액세스를 위해 Outlook 메모, 이벤트 등을 데스크탑에 저장-
- 이메일 예약 –
- 관련 메시지를 찾기 위해 이메일 필터링 –
- 원하지 않는 이메일 정크 또는 무시 –
- 원치 않는 메시지 제거
- Outlook에서 문자 메시지 보내기
이메일을 파일로 저장하려면 다음 단계를 따르세요. 할 일은 -파일 메뉴로 이동 -> 다른 이름으로 저장을 클릭합니다(여기서 텍스트, HTML, Outlook 메시지 형식, .msg, .mht 등의 옵션이 제공됩니다). 중요한 이메일을 바람직한 형식으로 저장하는 가장 빠른 방법입니다. .
이메일 외에도 저장할 수도 있습니다 쉽고 빠르게 액세스할 수 있도록 메모, 이벤트, 연락처 등을 컴퓨터에 저장하세요. 그렇게 하려면 항목을 바탕 화면으로 끌어서 놓아야 합니다. Outlook이 열려 있지 않은 경우에도 이러한 항목에 액세스할 수 있습니다.
이메일만 예약할 수 있습니다. 당신의 약속처럼. 예를 들어, 오후 4시에 이메일을 보내야 하는데 회의 일정이 있어서 바쁠 것이라는 것을 알고 있다고 가정해 보겠습니다. 그러니 걱정하지 마세요. Outlook이 대신 처리해 드립니다. 이메일을 입력한 다음 옵션 탭으로 이동하여 배달 지연을 클릭하기만 하면 됩니다. 작은 창이 열리면 이메일을 전달할 날짜와 시간을 설정하고 닫기를 클릭할 수 있습니다. 보내기를 누르면 지정된 시간까지 메시지가 보관됩니다.
참고: Exchange Server를 사용 중인 경우 앱을 닫을 수 있습니다. 그러나 POP 또는 IMAP을 사용하는 경우 메시지가 전달될 때까지 앱을 열어 두어야 합니다.
관련 이메일을 찾으려면 홈 탭 오른쪽에 있는 이메일 필터링 드롭다운을 사용할 수 있습니다. 여러분이 해야 할 일은 필터에 따라 특정 유형의 이메일만 표시하도록 사서함 표시를 필터링하는 메뉴 옵션을 선택하는 것뿐입니다. 필터링된 보기 내에서 일반 검색창에 입력하여 더 자세히 알아볼 수 있습니다.
필독 사항: 피싱 및 기타 이메일 공격으로부터 받은편지함을 보호하세요
가끔 원치 않는 이메일을 끝없이 받게 되어 공간을 낭비하고 편지함이 복잡해집니다. 걱정하지 마세요. 앞으로 발신자가 보내는 이메일을 차단할 수 있습니다. 여러분이 해야 할 일은 홈 탭에 있는 정크 드롭다운을 클릭하는 것입니다. 환경설정을 지정하려면 '정크 이메일 옵션'을 선택하세요.
Outlook 2010 및 2013에는 다음이 있습니다. 공간을 절약하고 이메일을 깔끔하게 정리하는 데 도움이 되는 정리 도구입니다. 전체 이메일 대화를 면밀히 조사하고 b가 포함된 모든 메시지를 삭제합니다. 후속 메시지에는 전체 내용이 인용되어 있습니다. 정리 도구에 액세스하려면 홈 탭에서 해당 드롭다운을 클릭하고 정리해야 할 대화나 폴더를 선택하세요. 경고에서 설정 버튼을 클릭하여 삭제할 메시지 종류를 선택하면 추가로 사용자 정의할 수 있습니다.
메시지를 전달하기 위해 이메일을 보낼 때마다 Outlook을 사용하면 연락처에 문자 메시지를 보낼 수 있습니다. SMS를 설정하려면 홈 탭으로 이동하여 새 항목을 선택한 다음 문자 메시지(SMS)를 선택하고 대화 상자가 표시되면 "이동통신사의 문자 메시지 서비스 찾기"를 클릭하세요.
참고: 이 기능을 사용하려면 타사 메시징 서비스에 등록하세요. 다음은 Outlook에서 더 빠르게 작업하는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 Outlook 팁과 요령입니다. 앞으로도 계속 지켜봐 주시기 바랍니다.
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