우리 모두는 수많은 이메일을 받습니다. 관리자부터 직원, 동료, 구독 중인 다양한 서비스의 뉴스레터까지!
이렇게 방대한 이메일 데이터를 뒤지는 것은 시간과 에너지 낭비입니다. 이메일을 효과적으로 관리하는 방법을 재평가해 보세요.
몇 가지 간단한 방법으로 이메일 일정을 설정할 수 있다는 것을 알고 계셨나요?
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정크 제거
당신이 하루에 평균 100통의 이메일을 받는다고 가정해 봅시다. 그 중 절반만이 중요한 메일이고 나머지는 ' 정크'. 스팸/정크 메일이 반복적으로 수신되는 경우 정크 파일을 사용하여 대부분의 스팸을 캡처하고 하루에 두 번 검사하여 원치 않는 이메일을 제거하세요. 받은편지함의 정크 메일을 30% 줄여줍니다.
참조: Outlook 2016, 2013, 2010 및 365에서 '부재 알림'을 사용하는 방법
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스마트 폴더 설정
받은편지함을 열면 이메일의 4분의 1이 특별 제안, 할인 제안, 전달된 농담 또는 광고 알림임을 알 수 있습니다. . 기본적으로 이메일 마케팅 관련 내용입니다. 더 많은 고객을 유치하기 위한 판매 비법입니다. 따라서 받은편지함을 체계적으로 정리하려면 하위 카테고리에서 이메일의 우선순위를 지정하세요. 긴급 상황에서 이메일을 찾거나 여러 개의 이메일을 한꺼번에 삭제하는 것이 쉬울 것입니다.
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모든 이메일 알림 끄기
이메일은 즉각적인 의사소통 수단이 아닙니다. 우리는 이를 위해 휴대폰과 인스턴트 메시징을 사용합니다. 이메일은 즉각적인 응답이 필요하지 않은 비즈니스에 적합합니다. 그러므로 다른 사람이 당신의 일을 방해하도록 허용하지 마십시오. 이메일 알림과 경고음은 집중력을 방해하고 회의와 대화에 방해가 될 수 있습니다. 새 이메일을 보낼 때마다 휴대전화의 진동이나 딩동 소리를 꺼주세요.
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원치 않는 홍보 이메일 수신 거부
광고 및 판촉 이메일을 모두 읽고 싶지는 않을 것입니다. 불필요한 구독을 취소하세요. 쉽고 빠른 과정입니다. 원하지 않는 뉴스레터를 구독 취소하려면 이메일 계정에 로그인하여 지겨워진 메일러에서 '구독 취소'를 찾으세요. 검색 결과를 검토하고 계속할 이메일을 결정하세요. www.unroll.me를 방문하여 휴지통에 넣으려는 뉴스레터 구독을 취소할 수도 있습니다. 받은편지함은 다양한 카테고리와 폴더로 정리됩니다.
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읽고 다시 읽을 시간을 계획하세요. 이메일을 보내세요
경고나 알림을 받으면 책임에 집중하지 못하게 됩니다. 예정된 시간에 이메일을 고려하면 긴급 지원뿐만 아니라 회의 일정을 유지하고 업데이트하는 데 도움이 됩니다.
또한 연락처 번호를 업데이트하고 적절한 정보를 제공하여 긴급 상황에 대비해 이메일 초안을 작성할 수도 있습니다. 당신에게 다가갈 시간입니다. 업무량이 많기 때문에 10~15분 동안 매시간 이메일을 확인하거나 오전 오후, 저녁 등 하루에 3~4번 이메일을 확인할 수도 있습니다.
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카테고리별로 이메일 정렬
많은 이메일을 함께 받으면 중요한 이메일에 주의를 기울이지 않거나 읽지 않고 실수로 삭제하는 경우가 있습니다. 받은 편지함에 모든 이메일을 받았는데 해당 폴더에 이메일을 넣을 수 있는 폴더와 카테고리가 없는 경우에 발생합니다. 받은 편지함에서 정크 메일을 삭제하면 업무 관련 이메일도 삭제되는 경우가 있습니다. 하지만 휴지통에서 복구할 수는 있지만 복구했는지 인식하지 못하는 경우도 있습니다!
모든 사람은 자신의 물건을 처리하는 방법이 다릅니다. 이것은 이메일을 효과적으로 관리하는 방법과 방법을 간단하게 제안하는 것입니다. 하지만 귀하에게 적합한 시스템을 찾을 수 있습니다.
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